La firma personale è un segno grafico distintivo che ci rappresenta dando validità a documenti di vario genere. A volte viene richiesta la firma leggibile, ma come stabilito dalla Suprema Corte di Cassazione questa richiesta è un abominio giuridico in quanto la cosiddetta firma leggibile quindi in stampatello non è la nostra firma e non ci può rappresentare. Quando viene richiesta la firma leggibile il documento, per mera cortesia nei confronti di chi ci propone di firmarlo, può essere completato vicino alla nostra firma dall’indicazione del nostro nome e cognome in stampatello.
Esistono però i documenti digitali che vengono trasmessi solo in forma elettronica e il D.L. 39/1993 fornisce direttive sulla validità della firma in questi casi.
Il DECRETO LEGISLATIVO del 12 febbraio 1993, n. 39 ha per titolo: Norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche, a norma dell’art. 2, comma 1, lettera mm), della legge 23 ottobre 1992, n. 421. (Gazzetta Ufficiale Italiana Serie Generale n. 42 del 20-02-1993).
Il testo completo può essere visionato qui
L’Articolo 3 del Decreto Legge recita:
1. Gli atti amministrativi adottati da tutte le pubbliche amministrazioni sono di norma predisposti tramite i sistemi informativi automatizzati.
2. Nell’ambito delle pubbliche amministrazioni l’immissione, la riproduzione su qualunque supporto e la trasmissione di dati, informazioni e documenti mediante sistemi informatici o telematici, nonché l’emanazione di atti amministrativi attraverso i medesimi sistemi, devono essere accompagnate dall’indicazione della fonte e del responsabile dell’immissione, riproduzione, trasmissione o emanazione. Se per la validità di tali operazioni e degli atti emessi sia prevista l’apposizione di firma autografa, la stessa è sostituita dall’indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile.
La norma quindi stabilisce che ogni documento digitale deve riportare l’indicazione della fonte e del Responsabile che lo emana cioè deve essere chiaramente firmato. Ma la firma autografa può essere, a pieno titolo, sostituita dal nome stampato del Responsabile che emana il documento. In questi casi, il semplice nome sostituisce completamente la firma autografa.
Il documento prodotto digitalmente che riporta in calce ad esempio:
Dott. Mario Rossi
possiede piena validità giuridica anche se non vi è apposta la firma olografa.
Quindi l’indicazione del nome e cognome di chi emette il documento digitale equivale alla firma olografa e il nome può essere completato dall’indicazione della mansione specifica (direttore, segretario, responsabile, ecc.) e anche da una specifica dicitura del tipo:
Dott. Mario Rossi
(Firma omessa ai sensi dell’art. 3 D.L. 39/93)
L’eventuale indicazione aggiuntiva ( firma omessa ai sensi …) non è necessaria ma si rivela utilissima per comunicare a chi non conosce il D.L. 39/1993 la validità del documento che equivale ad essere firmato.
Questo sistema di apporre la firma può essere quindi utilizzato per ogni documento redatto e trasmesso in forma digitale facendogli assumere piena validità legale. Come abbiamo trattato nell’articolo sulla Posta elettronica, ogni documento trasmesso via email contiene, nell’header esteso tutti i passaggi della sua trasmissione attraverso le block chain che ne certificano in modo non falsificabile ogni dato rilevante compresi ora e data di invio e ricezione.
Da notare che ci stiamo riferendo alla normale posta elettronica e non alla PEC, in quanto la Posta Elettronica Certificata è un tentativo, peraltro neppure riuscito, esclusivamente italiano che non ha avuto alcun seguito nel resto del mondo perché non aggiunge nulla alle possibilità della posta elettronica ordinaria ma in compenso richiede che anche il destinatario possieda un indirizzo PEC specifico.